'Estamos 100% dentro do processo eletrônico', afirma diretora-geral do Senado

A imagem de uma mesa cheia de papéis e carimbos — muitas vezes associada à burocracia no serviço público — não corresponde mais à realidade do Senado. Nesta segunda-feira (4), a Casa deu mais um passo na modernização de seus procedimentos internos com a implantação do processo eletrônico. Agora, toda a produção, tramitação e gestão de documentos é feita em meio digital, acabando de vez com o uso de papel na administração do Senado.

Estima-se que o Senado fará uma economia de cerca de R$ 2 milhões por ano, valor até hoje gasto com as mais de 3 milhões de folhas de papel usadas anualmente em despachos internos, impressão e outros insumos.

Nesta segunda-feira (4), os departamentos envolvidos na implantação do processo eletrônico estão atuando em esquema especial de atendimento aos servidores. Equipes de assistência ao público por telefone ou por e-mail foram reforçadas. Servidores também circulam pelo Senado para tirar dúvidas e orientar os demais sobre o uso do sistema.

— A partir de hoje não se coloca mais uma folha de papel em qualquer processo administrativo no Senado Federal. Estamos trabalhando dentro do planejado. A própria diretoria geral encerrou todos os seus volumes na quinta-feira. Estamos 100% dentro do processo eletrônico — comemorou a diretora-geral, Ilana Trombka.

Mais do que a economia em dinheiro, a expectativa é de grande economia também em tempo e burocracia, uma vez que o andamento de cada processo será instantâneo a cada etapa cumprida na tramitação. Além disso, será possível o acesso simultâneo em diferentes setores, facilitando as análises e despachos, como também acessos a processos de fora do Senado, por meio da internet.

Outro benefício do processo eletrônico, segundo Ilana, é a segurança da informação e a transparência na tramitação desses documentos.

— Se alguém modificar alguma coisa dentro do processo eletrônico, isso aparece no processo — informou.

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) e outros órgãos da administração pública já adotaram o processo eletrônico. O diferencial do Senado, conforme a diretora-geral, é ter conseguido fazer a transição do papel para o digital sem gastar nenhum centavo.

— Nós fizemos isso com nossos recursos internos. É o que o presidente [Renan Calheiros] diz sempre: fazer mais com menos — assinalou Ilana.

Com a extinção completa do consumo de papel nos processos administrativos, o Senado também adota uma postura mais sustentável, eficiente e controlada, conforme apontou a diretora-geral.

— O Senado está dando esse passo, que é um passo monumental para a modernização, para a segurança, para a racionalidade, para a questão ambiental  — afirmou.

Certificações digitais

A implantação do processo eletrônico no Senado teve início em abril de 2012 com o processo de aquisição do Sigad. Em agosto de 2013, o sistema foi adotado pela Casa em sua primeira fase, a de tramitação dos processos.

Na etapa que inicia, os novos processos serão inteiramente digitais. Processos antigos terão a tramitação em papel encerrada e passarão para o meio digital, mantendo-se no meio físico apenas para consultas. A troca do papel pelo meio digital também exigiu que servidores efetivos e comissionados obtivessem uma assinatura eletrônica para as certificações do fluxo de documentos. Até a semana passada, mais de 4 mil assinaturas digitais já haviam sido liberadas.

Também foram capacitados mais de 1,5 mil servidores em cursos presenciais e a distância. Essa modalidade, aliás, estará disponível para os servidores para sanar dúvidas que eventualmente surjam durante a utilização do procedimento.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)